Onze diensten

Bij Orbit Nova helpen we organisaties om AI op een verantwoorde en praktische manier in te zetten. Onze aanpak rust op drie pijlers:

Ondersteuning in de uitvoering

We bouwen AI-agents die professionals direct ondersteunen. Dat kan door werk uit handen te nemen, feedback te geven of cruciale signalen tijdig te markeren. Het resultaat: grip en tijdwinst in het dagelijks werk.


Van beleid naar uitvoering

AI helpt om informatie uit het primaire proces te extraheren en te standaardiseren. Zo wordt rapportage nog betrouwbaar en managementbesluiten fact-based.


Uitlegbaar & ethisch

Elke stap is transparant, controleerbaar en verantwoord. Besluiten zijn herleidbaar via een auditrail, monitoring en kwaliteitsbewaking. Zo blijft AI uitlegbaar en veilig inzetbaar in de praktijk.

MeetingSnap

Probleem

Clientgesprekken zijn kostbaar en waardevol. Het vastleggen van deze gesprekken kost veel tijd en eindigt vaak in onvolledige verslagen . Actiepunten verdwijnen in mailboxen of worden niet vastgelegd, waardoor afspraken verwateren en besluiten vergeten worden. Medewerkers besteden kostbare tijd aan het maken van verslagen, terwijl de kwaliteit en consistentie vaak wisselt. Het resultaat: gemiste signalen, vertraging in projecten en frustratie bij teams.


Onze oplossing

MeetingSnap legt elk gesprek vast en zet deze om in een overzichtelijke samenvatting. Gesprekken worden opgenomen, getranscribeerd en vertaald naar heldere actiepunten, besluiten en inzichten. De output wordt gedeeld via e-mail of een ander gekozen platform. Zo wordt elk overleg in één ‘snap’ omgezet in bruikbare resultaten.


Wat wij doen

Wij zorgen met MeetingSnap dat:

  • opnames gedaan kunnen worden van belangrijke gesprekken
  • transcripties worden gemaakt en gesproken tekst wordt omgezet naar geschreven aantekeningen,
  • AI de inhoud samenvat volgens voorkeuren (actiepunten, besluiten, per deelnemer),
  • de resultaten automatisch worden verspreid via e-mail, Notion of CRM.
  • Daarmee verandert verslaglegging van een tijdrovende taak in een gestroomlijnd en betrouwbaar proces.


Impact voor de organisatie

Teams verliezen geen tijd meer aan verslaglegging en kunnen zich volledig richten op het gesprek. Besluiten en actiepunten zijn direct duidelijk en beschikbaar voor alle deelnemers. Dit vergroot de slagkracht, versnelt de uitvoering en verhoogt de kwaliteit van besluitvorming. MeetingSnap zorgt voor meer grip, structuur en consistentie in elk overleg.


IntakeRadar

Probleem

Tijdens intakegesprekken of bij het verwerken van formulieren worden vaak veel gegevens verzameld. Door tijdsdruk of complexiteit raken belangrijke signalen onopgemerkt. Dit kan ertoe leiden dat risico’s of urgente situaties pas later aan het licht komen. Daarmee lopen organisaties het gevaar cliënten niet tijdig of niet adequaat te helpen. Het gevolg? Urgente situaties worden te laat gezien, risico’s blijven onder de radar en cliënten krijgen niet de juiste of tijdige hulp. Voor professionals is dit frustrerend – ze willen goed werk leveren, maar missen de tools om alle signalen te vangen.


Onze oplossing

Intake Radar analyseert de verslaglegging van intakes en voortgangsgesprekken. Met AI worden gegevens geanalyseerd: patronen worden herkend, risico’s gemarkeerd en urgenties direct gesignaleerd. De medewerker ziet na het gesprek een overzicht met de punten die extra aandacht vragen. Cruciale signalen gaan nooit meer verloren – en cliënten krijgen sneller de hulp die nodig is.


Wat wij doen

Wij koppelen Intake Radar naadloos aan de intakeprocessen van de organisatie. Dat kan digitaal (formulieren, systemen) of fysiek (gesprekken, verslagen). Concreet leveren wij:

- Integratie met bestaande systemen zodat data automatisch wordt opgehaald.

- AI-modellen die signalen en risico’s herkennen en prioriteren.

- Dashboard of koppeling met het bestaande cliëntsysteem, zodat professionals meteen overzicht hebben.

- Feedbackloops & monitoring om kwaliteit te bewaken en het systeem steeds slimmer te maken.


Impact voor de organisatie

Organisaties kunnen sneller en beter inspelen op de behoeften van cliënten. De kwaliteit van dienstverlening stijgt doordat risico’s vroegtijdig worden gesignaleerd. Medewerkers krijgen vertrouwen dat geen belangrijke informatie meer onder de radar verdwijnt. Het resultaat is effectievere hulp, betere resultaten en meer vertrouwen bij cliënten.


MailMind

Probleem

Mailboxen van teams en medewerkers raken dagelijks overvol. Belangrijke berichten raken ondergesneeuwd tussen minder relevante e-mails. Het handmatig sorteren en beantwoorden kost enorm veel tijd en energie. Daardoor ontstaat vertraging in communicatie en missen organisaties soms cruciale informatie.


Onze oplossing

MailMind leest bewust gekozen mappen uit en herkent automatisch de inhoud, context en urgentie. Berichten worden gesorteerd in categorieën en prioriteiten, zodat overzicht ontstaat. Bovendien stelt MailMind conceptantwoorden op die de professional alleen nog hoeft na te kijken. Zo wordt de mailbox van een last naar een hulpmiddel.


Wat wij doen

Wij integreren MailMind met de bestaande e-mailomgeving van de organisatie. AI-modellen worden getraind op de specifieke communicatiebehoeften en -processen. Inkomende berichten worden direct geanalyseerd en voorbereid voor verwerking. Daardoor verloopt e-mailbeheer sneller, slimmer en consistenter.


Impact voor de organisatie

Medewerkers zijn minder tijd kwijt aan e-mail en kunnen hun aandacht richten op kerntaken. Belangrijke berichten krijgen altijd de juiste opvolging en worden niet langer gemist. De responstijd wordt korter en de kwaliteit van antwoorden verbetert. Dit verhoogt zowel de interne efficiëntie als de tevredenheid bij klanten of cliënten.



DossierNavigator

Probleem

In veel organisaties bevinden belangrijke informatie en notities zich in e-mails, losse documenten en interne systemen. Daardoor verliezen professionals kostbare tijd aan zoeken, samenvatten en structureren. Essentiële signalen kunnen onopgemerkt blijven, waardoor beslissingen worden uitgesteld of op basis van onvolledige informatie worden genomen. Tevens zorgt dit ervoor dat rapportage soms onvolledig zijn.


Onze oplossing

DossierNavigator brengt al die losse informatie samen in één overzichtelijk geheel. Met AI worden notities, e-mails en bestanden geanalyseerd en samengevat. De belangrijkste punten en actie-items komen overzichtelijk naar voren, zodat niets verloren gaat. Deze informatie kan direct klaargezet worden om te voorzien in de juiste informatie voor diverse rapportage. Daarmee ontstaat rust en structuur in het werken met dossiers.


Wat wij doen

Wij koppelen DossierNavigator aan de systemen die de organisatie al gebruikt. Vervolgens zorgen we dat alle beschikbare informatie bij een zoekopdracht wordt opgehaald, herkend en gecategoriseerd. De AI analyseert teksten en zet kernpunten klaar in een overzichtelijke output. Zo verschuift informatiebeheer en het maken van rapportages van een tijdrovende klus naar een geautomatiseerd proces.


Impact voor de organisatie

Professionals besteden minder tijd aan zoeken en ordenen en meer tijd aan waardevolle taken. Dossiers zijn altijd inzichtelijk tot op het diepste niveau, wat zorgt voor betere besluitvorming. Het risico op fouten of gemiste signalen neemt sterk af. Rapportages zijn op orde. Organisaties winnen tijd, overzicht en betrouwbaarheid in hun dagelijkse processen.