Orbit Nova B.V. respecteert de privacy van gebruikers van het Orbit Nova-platform en de Orbit Nova-app voor Android en iOS. In deze verklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarvoor wij deze gebruiken, hoe wij deze beschermen, hoelang wij deze bewaren en welke rechten gebruikers hebben.
1. Wie zijn wij?
Orbit Nova B.V.
Zevenwoudenlaan 54
2548 NR Den Haag
KvK: 99904209
E-mail: support@orbitnova.nl
Website: www.orbitnova.nl
2. Onze rol en afspraken over gegevensbescherming
Orbit Nova ondersteunt organisaties bij het veilig verwerken van gesprekken, transcripties en rapportages.
Voor gespreks- en dossiergegevens is de klantorganisatie verwerkingsverantwoordelijke. Orbit Nova verwerkt deze gegevens in opdracht van de klantorganisatie. Voor gebruikersaccounts en het technische beheer van het platform is Orbit Nova zelf verwerkingsverantwoordelijke.
Met klantorganisaties sluiten wij een verwerkersovereenkomst waarin afspraken zijn vastgelegd over de verwerking, beveiliging, vertrouwelijkheid en verwijdering van persoonsgegevens.
Daarnaast beschikt Orbit Nova over DPIA-documentatie (Data Protection Impact Assessment), waarin privacyrisico's en beheersmaatregelen zijn beschreven. Deze documentatie stellen wij beschikbaar ter ondersteuning van de privacybeoordeling door onze klanten.
Wij hanteren het principe van dataminimalisatie: wij beperken de verwerking van persoonsgegevens tot wat noodzakelijk is voor de betreffende dienstverlening.
3. Welke gegevens verwerken wij?
Afhankelijk van het gebruik van onze dienstverlening verwerken wij:
- Accountgegevens, zoals naam, zakelijk e-mailadres, organisatie en gebruikersrechten.
- Audio-opnames, transcripties, samenvattingen, rapportages en dossierinformatie die gebruikers via het platform vastleggen.
- Technische gegevens, zoals apparaatinformatie, app-versie, gebruiksgegevens en foutmeldingen.
Gesprekken en dossiers kunnen persoonsgegevens bevatten, waaronder informatie over persoonlijke omstandigheden of gezondheid.
4. Waarvoor gebruiken wij gegevens?
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
- Het aanbieden en beveiligen van het platform.
- Het opnemen, transcriberen en verwerken van gesprekken.
- Het genereren van samenvattingen en rapportages met behulp van AI.
- Het ondersteunen van dossier- en werkprocessen.
- Het versturen van resultaten naar bevoegde gebruikers.
- Technisch beheer, onderhoud en ondersteuning.
Gespreks- en dossiergegevens worden verwerkt op instructie van de klantorganisatie. De klantorganisatie bepaalt de toepasselijke juridische grondslag.
Voor eigen account- en beheeractiviteiten baseren wij de verwerking, afhankelijk van het doel, op de uitvoering van overeenkomsten of ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienstverlening.
Wij verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken deze niet voor advertenties of het trainen van algemene AI-modellen.
5. Met wie delen wij gegevens?
Voor onze dienstverlening maken wij gebruik van gespecialiseerde technische dienstverleners voor cloudopslag, spraakherkenning, AI-verwerking, hosting, authenticatie, e-mailverzending en technisch beheer.
Deze partijen verwerken persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden. Met onze verwerkers maken wij afspraken over vertrouwelijkheid, gegevensbescherming en beveiliging.
De opslag en inhoudelijke verwerking van gespreksopnames, transcripties en dossiergegevens vinden plaats binnen de Europese Economische Ruimte (EER).
Informatie over de betrokken dienstverleners en hun verwerkingsactiviteiten is op verzoek beschikbaar via support@orbitnova.nl.
6. Hoe beveiligen wij gegevens?
Orbit Nova past technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen toe, waaronder:
- Versleuteling van gegevens tijdens verzending en opslag.
- Beveiligde gebruikersauthenticatie.
- Toegangsrechten op basis van rollen.
- Scheiding van gegevens tussen klantorganisaties.
- Beperkte toegang tot geautoriseerde medewerkers.
- Beveiligingslogging en procedures voor gegevensverwijdering.
Medewerkers van Orbit Nova hebben uitsluitend toegang tot persoonsgegevens voor zover dit noodzakelijk is voor technisch beheer, onderhoud en ondersteuning. Zij zijn gebonden aan geheimhouding.
7. Hoelang bewaren wij gegevens?
Orbit Nova bewaart persoonsgegevens zolang dit noodzakelijk is voor de dienstverlening en de overeengekomen doeleinden.
- Audio-opnames worden in onze bestandsopslag maximaal 7 dagen bewaard.
- Voor tijdelijke verwerking bij spraakherkennings- en AI-dienstverleners gelden bewaartermijnen van maximaal 30 dagen.
- Transcripties, rapportages en dossierinformatie worden bewaard volgens de afspraken met de klantorganisatie.
- Accountgegevens worden bewaard zolang het account actief is en binnen 30 dagen na definitieve beëindiging verwijderd.
- Technische foutmeldingen worden maximaal 30 dagen bewaard.
Na beëindiging van de dienstverlening worden persoonsgegevens verwijderd of geretourneerd volgens de afspraken met de klantorganisatie, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.
8. Gebruik van de app en AI
De app gebruikt de microfoon voor het opnemen van gesprekken die de gebruiker zelf start. De gebruiker wordt geïnformeerd over het gebruik van de microfoon en geeft hiervoor toestemming via de instellingen van het apparaat.
Opnames kunnen tijdelijk op het apparaat worden opgeslagen om een betrouwbare verzending mogelijk te maken.
Gesprekken en documenten worden met behulp van geautomatiseerde technologie verwerkt tot transcripties, samenvattingen en rapportages. De inhoud kan daarbij persoonsgegevens bevatten.
AI ondersteunt de professional bij het vastleggen en verwerken van informatie. De professional blijft verantwoordelijk voor het beoordelen van de resultaten en het nemen van besluiten.
Gegevens die via onze zakelijke AI-dienstverleners worden verwerkt, worden volgens de toepasselijke afspraken niet gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen.
9. Privacyrechten en gegevensverwijdering
Gebruikers hebben, afhankelijk van de situatie, recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking van verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar.
Voor vragen over een Orbit Nova-gebruikersaccount of een verzoek tot verwijdering kunnen gebruikers contact opnemen via:
support@orbitnova.nl
Vermeld hierbij het e-mailadres waarmee het platform wordt gebruikt. Een verzoek tot verwijdering van het account wordt volgens onze verwijderprocedure afgehandeld.
Voor persoonsgegevens in gesprekken en cliëntdossiers is de betreffende klantorganisatie het aanspreekpunt. Orbit Nova ondersteunt deze organisatie bij de afhandeling van privacyverzoeken.
Wij behandelen verzoeken binnen de wettelijke termijnen.
Gebruikers kunnen daarnaast een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, technische inrichting of wetgeving verandert.